Privacyverklaring Flyerreclame.nl

1. Wie is verantwoordelijk?

De onderneming achter Flyerreclame.nl is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij voor haar eigen bedrijfsvoering verwerkt. De officiële ondernemings- en contactgegevens staan op de pagina Juridische informatie.

Voor privacyvragen en verzoeken kun je mailen naar info@flyerreclame.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

• Account- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, klanttype, e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en afleveradres, accountstatus en verificatiemoment.
• Bestel- en betaalgegevens: ordernummer, gekozen producten en diensten, formaten, oplage, verspreidingsgebied en planning, bedragen, btw, betaalstatus, betaalreferentie en factuurgegevens.
• Ontwerpen en bestanden: teksten, afbeeldingen, logo's, geüploade bestanden, editorgegevens, voor- en achterzijde, technische metadata en gegenereerde previews/PDF's.
• Contact en ondersteuning: berichten, klachten, herroepingsverzoeken en informatie die nodig is om een vraag of geschil te behandelen.
• Technische en beveiligingsgegevens: sessiegegevens, datum/tijd, browserinformatie en gehashte netwerkgegevens voor beveiliging, misbruikpreventie en inlogbeperking.
• Beperkte websitecijfers: totaalaantallen bekeken pagina’s, handmatige kliks op vaste bestelopties, gekozen sjablonen en verwijzende domeinen of campagnemarkeringen. Deze statistieken worden niet gekoppeld aan accounts, IP-adressen, AI-gebruik of flyerinhoud.
• Administratieve gegevens: gegevens die noodzakelijk zijn voor belasting-, boekhoud-, bewijs- en bewaarplichten.
• Nieuwsbriefgegevens: e-mailadres, optioneel voornaam, herkomst van de aanmelding, status van de dubbele bevestiging en een technisch bewijslog van aanmelding, bevestiging en afmelding.

Flyerreclame.nl vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens. Plaats zulke gegevens niet in een ontwerp of bericht tenzij dit voor de opdracht noodzakelijk en rechtmatig is.

3. Doelen en wettelijke grondslagen

Wanneer een verwerking op gerechtvaardigd belang berust, wegen we ons belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen en beperken we de gegevens tot wat nodig is.

4. Ontwerpen, uploads en gegevens van derden

Een flyer kan persoonsgegevens van anderen bevatten, zoals een portret, naam, telefoonnummer of adres. De klant is verantwoordelijk voor een geldige grondslag en eventuele toestemming om die gegevens aan te leveren en te publiceren. Flyerreclame.nl gebruikt de inhoud alleen voor het maken of bewerken van je ontwerp als je daarvoor kiest, en voor de overeengekomen opslag, controle, productie, levering, verspreiding, support en geschilafhandeling.

Geadresseerde verspreiding met een eigen adressenbestand wordt pas aangeboden nadat de privacyrollen, beveiligde aanlevering, Postfilter-/adrescontroles en zo nodig een verwerkersovereenkomst afzonderlijk zijn ingericht.

4.1 Wat gebeurt er met je gegevens als je AI gebruikt?

Kies je ervoor om met AI een flyer te maken of bewerkbaar te maken? Dan delen we de informatie die daarvoor nodig is met OpenAI, de aanbieder van de AI-dienst die we gebruiken. Het kan gaan om je omschrijving, bedrijfsnaam, teksten, logo, afbeeldingen of een geüploade flyer. Geef je een websiteadres op, dan kunnen we ook openbare teksten en afbeeldingen van die website gebruiken.

We gebruiken deze informatie om jouw ontwerp te maken, teksten te herkennen of aan te passen en de gekozen flyer klaar te zetten voor de editor. Staat er een naam, telefoonnummer, adres of herkenbare persoon in je bestand? Dan kan die informatie ook worden verwerkt. Deel daarom alleen wat nodig is voor je flyer. Voeg geen wachtwoorden, betaalgegevens of vertrouwelijke informatie toe.

Voor deze dienst gelden de zakelijke privacyafspraken van OpenAI, met afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. OpenAI gebruikt gegevens uit deze dienst standaard niet om zijn AI-modellen te trainen. Voor het voorkomen en onderzoeken van misbruik kan OpenAI gegevens tijdelijk bewaren, normaal gesproken maximaal 30 dagen. In bijzondere gevallen kan langere bewaring nodig zijn, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting of een veiligheidsonderzoek. Meer hierover lees je bij de privacyafspraken van OpenAI.

Je flyer wordt door het gebruik van AI niet automatisch een openbaar voorbeeld op onze website. Voor het bewaren van je ontwerp bij Flyerreclame.nl gelden de termijnen hieronder. Wil je meer weten of een verzoek over je gegevens doen? Mail dan naar info@flyerreclame.nl.

5. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Voor zover nodig kunnen gegevens worden verstrekt aan:

• hosting-, e-mail-, IT- en beveiligingsleveranciers;
• OpenAI, wanneer je een AI-functie gebruikt, voor de verwerking van de informatie die nodig is voor je ontwerp;
• drukkerijen en productiepartners;
• vervoerders en verspreidpartners;
• MultiSafepay en de bij een gekozen betaalmethode betrokken banken, kaartmaatschappijen of andere financiële partijen;
• professionele adviseurs, verzekeraars, toezichthouders of opsporingsinstanties wanneer dit wettelijk nodig is.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken worden, waar de AVG dit vereist, verwerkersafspraken gemaakt. Zelfstandige partijen verwerken gegevens onder hun eigen wettelijke verantwoordelijkheid.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers, waaronder OpenAI, kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, controleren we vooraf of een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen aanwezig zijn. Leveranciers en verwerkingen worden opgenomen in het interne verwerkingsregister en periodiek opnieuw beoordeeld.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. De belangrijkste uitgangspunten staan uitgebreid in het gegevensbewaar- en accountrechtenbeleid.

• Account- en profielgegevens: zolang het account actief is en daarna alleen voor zover noodzakelijk voor openstaande verplichtingen of claims.
• Onvoltooide anonieme bestellingen en bijbehorende tijdelijke uploads: standaard maximaal zeven dagen na de laatste activiteit.
• Betaalde bestellingen, facturen en fiscale basisgegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, in beginsel zeven jaar; langer wanneer een bijzondere wettelijke regeling dit vereist.
• Niet-bevestigde registraties: volgens het actuele bewaarbeleid standaard maximaal 30 dagen, met vooraf een verificatieherinnering.
• Klikstatistieken: dagtotalen maximaal 365 dagen. Technische nummers die alleen dubbele verzending vanaf één geopende pagina voorkomen, worden na maximaal 24 uur zonder activiteit opgeruimd. Zij worden bij iedere nieuwe pagina opnieuw willekeurig aangemaakt en staan niet in cookies of browseropslag. Opruimen gebeurt periodiek tijdens statistiekverwerking of het openen van het beheeroverzicht.
• Technische e-mailverzendlogs: volgens het actuele bewaarbeleid standaard 90 dagen.
• Nieuwsbriefinschrijvingen die nog niet zijn bevestigd: volgens het actuele beleid standaard maximaal 30 dagen. Daarna wordt de onbevestigde inschrijving opgeruimd.
• Bevestigde nieuwsbriefinschrijvingen: zolang je de nieuwsbrief wilt ontvangen. Na afmelding bewaren we alleen de gegevens die redelijkerwijs nodig zijn om de afmelding te respecteren en aan te tonen dat we niet opnieuw zonder toestemming mailen; dit wordt periodiek herbeoordeeld.

Voor een bevestigd klantaccount hanteert Flyerreclame.nl daarnaast een eigen, instelbaar inactiviteitsbeleid. De huidige standaard is 24 maanden zonder betekenisvolle accountactiviteit. Dit is geen algemene wettelijke termijn. Voor de geplande verwijdering sturen we standaard twee serviceherinneringen: 14 dagen en 7 dagen vooraf. Inloggen, het account actief gebruiken of de beveiligde knop Account behouden annuleert de geplande verwijdering en start de inactiviteitsperiode opnieuw. Wettelijk te bewaren gegevens van betaalde bestellingen vallen buiten deze automatische accountverwijdering.

• Beveiligingslogs en mislukte inlogpogingen: zo kort mogelijk en alleen voor beveiliging en onderzoek.
• Contact- en klachtgegevens: zolang nodig om de vraag, klacht of rechtsvordering af te handelen.

8. Welke rechten heb je?

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Je kunt toestemming altijd intrekken voor toekomstige verwerking. Voor de nieuwsbrief kan dat rechtstreeks via de afmeldlink in iedere nieuwsbrief of via Mijn Flyerreclame. Een verzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld; bij een complex verzoek kan de wettelijke verlenging gelden.

We mogen je identiteit controleren. Verwijdering is niet absoluut: gegevens die noodzakelijk zijn voor een wettelijke bewaarplicht, openstaande overeenkomst, fraudeonderzoek of juridische claim worden afgeschermd en alleen daarvoor bewaard. Via Klantgegevens kun je profielgegevens wijzigen, je account verwijderen en een gegevenskopie downloaden.

Ben je niet tevreden, neem dan eerst contact met ons op. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging en datalekken

Bij aanmeldingen in de beheeromgeving bewaren we het IP-adres, browserinformatie en een geschatte plaats en land om onbekende aanmeldingen beter te herkennen. Voor deze plaatsinschatting laten we het IP-adres opzoeken bij FreeIPAPI. We sturen daarbij geen wachtwoord, browsergegevens, klantgegevens of flyerinhoud mee. De locatie is niet exact en bepaalt niet of iemand mag inloggen. Deze controle geldt voor beheer; het is geen locatietracking van websitebezoekers. De beveiligingslog wordt maximaal 90 dagen bewaard.

We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beveiligde sessiecookies, wachtwoordhashing, toegangsbeperking, CSRF-bescherming, rate limiting, afgeschermde opslagmappen en controle van beheertoegang. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en partijen die deze voor hun taak nodig hebben.

Ontdekken we een mogelijk datalek of krijgen we daarover een melding? Dan onderzoeken en registreren we wat er is gebeurd en nemen we maatregelen. Wanneer de wet dit vereist, melden we het binnen de wettelijke termijn aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we de betrokken personen. Denk je dat gegevens niet goed beveiligd zijn? Neem dan contact met ons op via info@flyerreclame.nl.

10. Cookies, lokale opslag en externe onderdelen

De website gebruikt functionele sessies en lokale browseropslag om inloggen, de bestelroute en editor te laten werken. Voor de verspreidingskaart kan een externe kaartdienst worden geladen. Zie het cookie- en opslagbeleid. Niet-noodzakelijke analyse- of marketingtechnieken worden pas gebruikt na een passende keuze wanneer toestemming vereist is.

De kliktellers lezen geen ingevulde teksten, volledige verwijzende URL’s, zoektermen, postcodes of flyerinhoud. Zij meten geen individuele bezoektijd en gebruiken geen browserherkenning. Er gaat geen statistiekdata naar een externe analysedienst. Een privacyvoorkeur via Do Not Track of Global Privacy Control wordt gerespecteerd. De noodzakelijke registratie voor AI-creditlimieten en misbruikpreventie staat hier los van.

11. Wijzigingen en contact

Deze verklaring kan worden aangepast bij nieuwe functies, leveranciers, betaalmethoden of wetgeving. De versie en datum staan onderaan. Belangrijke wijzigingen worden duidelijk bekendgemaakt. Voor verwerking die al plaatsvond blijft de toen geldende juridische grondslag bepalend.

Controle bij het aanmaken van een account

Als de personencontrole is ingeschakeld, gebruiken we Cloudflare Turnstile om automatische nepaccounts en misbruik tegen te gaan. Cloudflare beoordeelt daarvoor onder meer je IP-adres, browser en technische gegevens van je apparaat. We ontvangen de uitslag van de controle. We sturen via deze controle geen flyerinhoud of wachtwoord naar Cloudflare. Meer informatie lees je in de privacyverklaring van Cloudflare.