Gegevensbewaring en accountrechten

1. Uitgangspunt: niet langer bewaren dan nodig

Persoonsgegevens worden per doel bewaard. Een actief account heeft andere bewaarbehoeften dan een onafgerond ontwerp, een betaalde factuur of een klacht. We gebruiken geen algemene onbeperkte bewaartermijn.

2. Account verwijderen en automatische opschoning

Via Klantgegevens kun je je account zelf definitief verwijderen. Daarnaast gebruikt Flyerreclame.nl een eigen, instelbaar inactiviteitsbeleid om ongebruikte klantaccounts niet onnodig lang te bewaren. De huidige standaard is 24 maanden zonder betekenisvolle accountactiviteit. Deze 24 maanden zijn een beleidskeuze van Flyerreclame.nl en geen algemene wettelijke bewaartermijn.

Voor de geplande automatische verwijdering ontvangt een bevestigd account standaard twee serviceherinneringen: 14 dagen en 7 dagen vóór de verwijderdatum. Inloggen, recente accountactiviteit of de beveiligde knop Account behouden annuleert de verwijdering en start de inactiviteitstermijn opnieuw. Niet-bevestigde registraties worden volgens het huidige beleid standaard na 30 dagen opgeschoond; vooraf kan een laatste verificatieherinnering worden gestuurd.

Bij verwijdering worden, voor zover geen wettelijke uitzondering geldt, profielgegevens, login, niet-betaalde onafgeronde bestellingen, opgeslagen flyers, uploads, previews en overige accountkoppelingen verwijderd. Automatische accountverwijdering kan technisch of handmatig worden uitgesteld wanneer een betaald orderdocument nog niet veilig is gearchiveerd of wanneer een openstaande bestelling, terugbetaling, klacht, onderzoek of rechtsvordering eerst moet worden afgerond.

3. Wat blijft bij betaalde bestellingen bewaard?

De fiscale basisadministratie moet in beginsel zeven jaar controleerbaar blijven. Daarom kan na accountverwijdering een afgeschermd archief blijven bestaan met alleen wat noodzakelijk is, bijvoorbeeld:

• order- en factuurnummer, data en status;
• de op de factuur vermelde naam/bedrijfsnaam en factuuradres;
• bedragen exclusief btw, btw en inclusief btw;
• betaalstatus, provider en betaalreferentie;
• de geaccepteerde versies van voorwaarden en relevante toestemmingen;
• de digitale factuur in de oorspronkelijke vorm;
• de definitieve flyer-PDF voor bewijs van de uitgevoerde opdracht en eventuele klachten, zolang dit noodzakelijk is.

Deze gegevens zijn niet meer zichtbaar in het verwijderde klantaccount, worden niet voor marketing gebruikt en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde beheerders voor administratie, controle, wettelijke verplichtingen en geschillen.

4. Indicatieve bewaarmatrix

5. Nieuwsbrief staat los van het account

De nieuwsbrief gebruikt een afzonderlijke toestemming en dubbele bevestiging via e-mail. Afmelden kan via iedere nieuwsbrief of via Mijn Flyerreclame. Bij accountverwijdering wordt een gekoppelde nieuwsbriefinschrijving automatisch beëindigd en geminimaliseerd; alleen een niet-terugrekenbare e-mailhash kan als suppressie achterblijven om te voorkomen dat het verwijderde adres per ongeluk opnieuw wordt benaderd.

6. Inzage, correctie en gegevenskopie

In Klantgegevens kun je profielgegevens aanpassen. Het e-mailadres is beveiligd tegen directe wijziging; een wijziging daarvan verloopt via een gecontroleerde procedure. Met Gegevens downloaden kun je een machineleesbare kopie opvragen van de account-, ontwerp- en bestelgegevens die aan je account zijn gekoppeld, met uitzondering van interne beveiligingsinformatie en gegevens van anderen.

7. Verwijdering is geen verwijdering van rechten

Het verwijderen van een account beëindigt niet automatisch openstaande betalings-, garantie-, klachten- of aansprakelijkheidsrechten. Wettelijke rechten van de klant en wettelijke plichten van Flyerreclame.nl blijven bestaan.